Мифы об автоматизации закупок: как распознать, бороться и победить

Автоматизация закупок — процесс, который становится все более актуальным. Несмотря на это, вокруг него существует множество мифов, которые могут затруднять его внедрение и вызывать сопротивление команды. В этой статье мы рассмотрим пять наиболее распространенных мифов, касающихся автоматизации закупок, поделимся фактами и статистикой, которые помогут развеять эти заблуждения, и объясним, как с ними бороться.

Миф 1: Автоматизация — это только для крупных компаний

Многие верят, что автоматизация закупок доступна лишь крупным компаниям с большими ресурсами. Однако, согласно исследованию, проведенному компанией McKinsey, 60% малых и средних предприятий уже используют автоматизированные решения в своих закупках. В Беларуси этот тренд еще не набрал такие обороты — но уже все больше мелких и средних компаний осознают преимущества автоматизации и активно внедряют ее в свои процессы.

Как бороться с этим мифом:

• Поиск успешных примеров и демонстрация их команде: реальные кейсы станут наглядным доказательством доступности и эффективности автоматизации.

• Лайфхаки по внедрению: начните с небольших функций, таких как автоматизация согласования заказов или управление контрактами в Bidmart, чтобы убедиться, что это действительно может упростить повседневные задачи.

Миф 2: Автоматизация заменяет людей

Страх, что автоматизация приведет к сокращению рабочих мест, характерен в основном для сотрудников отделов закупок. В страхе потерять работу специалисты по закупкам могут даже не попытаться начать работать с системой.

Но по данным Gartner, автоматизация не заменяет людей, а меняет их процессы работы, позволяя сосредоточиться на более сложных и стратегических и интеллектуальных задачах. Исследования также показывают, что в среднем компании, автоматизировавшие процессы, увеличивают численность своего персонала на 10-15% в связи с расширением своего влияния на бизнес.

Как бороться с этим мифом:

• Обучение сотрудников: инвестируйте в профессиональное развитие команды для работы с новыми технологиями.

• Подчёркивание преимуществ: прежде всего, акцентируйте внимание на том, что автоматизация может уменьшить рутинную работу, давая возможность работникам заниматься более креативными и ценными задачами.

• Создание новых ролей: определите в вашей команде роли, которые могут быть созданы за счет автоматизации. Например, специалисты по аналитике закупок, которые будут управлять данными, полученными из системы автоматизации, чтобы принимать более обоснованные решения.

Миф 3: Автоматизация – это слишком сложно и дорого

Многие компании опасаются, что внедрение автоматизации потребует значительных инвестиций и технических навыков, которые сейчас недоступны. Тем не менее, по данным Forrester, более 70% компаний, внедривших автоматизацию, утверждают, что трудоемкость внедрения в реальности была значительно ниже.

Как бороться с этим мифом:

• Доступные решения: рассмотрите облачные платформы, которые предлагают доступные и гибкие решения для автоматизации процессов. Например, опыт внедрения Bidmart показывает, что запуск системы может занять от 1 до 14 дней.

• Пошаговый подход: начните с небольших решений или автоматизации одного из процессов и постепенно расширяйте функциональность системы.

• Расчет возврата инвестиций (ROI): разработайте внутреннюю модель расчета ROI от автоматизации. Это позволит вам увидеть, сколько времени и ресурсов сэкономит система в результате автоматизации процессов.

Миф 4: Автоматизация не приносит ощутимых результатов

Некоторые компании полагают, что автоматизация не приводит к реальному увеличению прибыльности. Однако, по статистике Aberdeen Group, компании, внедрившие автоматизацию закупок, отметили снижение затрат на 34% и увеличение скорости процесса на 55%. Это подтверждают и действующие клиенты Bidmart: они ускоряют свою работу в несколько раз и экономят на автоматизации процессов закупок от 17% до 35%.

Как бороться с этим мифом:

• Метрики и показатели: установите четкие метрики эффективности, чтобы отслеживать результаты автоматизации в динамике.

• Кейсы успешных компаний: ознакомьтесь с примерами успешных кейсов из своей отрасли, чтобы узнать, как автоматизация принесла конкретные выгоды.

Миф 5: Автоматизация может привести к потере контроля

Некоторые считают, что автоматизация процессов закупок может привести к снижению контроля над ними из-за сокращения личного взаимодействия и сложности системы. Владельцы бизнеса зачастую опасаются, что делегирование ключевых задач программному обеспечению отнимет у менеджеров возможность непосредственного управления и участия в процессах и снизит их вовлеченность.

Однако современные решения, такие как Bidmart, улучшают отчетность и аналитику, предлагают прозрачность и мониторинг. Появляется возможность отслеживать процессы в реальном времени и принимать обоснованные решения здесь и сейчас.

Как бороться с этим мифом:

• Настройка отчетности: внедрите систему отчетности, которая будет регулярно предоставлять актуальные данные о закупках и расходах, позволяя вам всегда быть в курсе происходящего.

• Роли и ответственность: внедрите четкие роли и алгоритмы взаимодействия между людьми и автоматизированными системами, чтобы избежать путаницы и не потерять контроль.

• Вовлечение команды: привлекайте команду для участия в процессе адаптации к автоматизации. Создайте рабочую группу, которая будет активно тестировать систему, делясь впечатлениями и идеями по улучшению контроля.

Выводы

Автоматизация закупок — это не просто модное веяние, а реальный инструмент, способный значительно улучшить операционную эффективность компаний любых размеров. Используя факты, статистику и практические рекомендации экспертов, организации смогут побороть страхи и предвзятости, и, в конечном итоге, сделать шаг к инновациям и повышению эффективности процессов. Но для достижения высоких результатов важно грамотно выбрать надежного и опытного партнера.

Команда Bidmart с удовольствием проведет для вас презентацию системы автоматизации закупок, чтобы не только окончательно развеять все мифы, но и совместно с вами найти возможность поднять ваши закупки на качественно новый уровень.