Обзор ключевых этапов управления закупками

"Процесс — это не просто способ достижения результата, это основа эффективности." Питер Друкер — известный теоретик менеджмента, писатель и консультант, считающийся отцом современного менеджмента.

Закупочный процесс — это основа стабильной работы любой компании, обеспечивающая своевременное получение необходимых ресурсов. Закупки включают в себя планирование, выбор поставщиков, переговоры, заключение контрактов и управление поставками.

Правильное управление закупками способствует повышению конкурентоспособности и прибыльности бизнеса. В следующих разделах мы подробно рассмотрим каждый этап процесса закупок и обсудим, как современные технологии могут помочь в их автоматизации, делая процесс более эффективным и прозрачным.

Этапы закупочного процесса

1. Определение внутренней потребности компании

Первый шаг в закупочном процессе — это четкое определение, какие товары или услуги необходимы для эффективной работы компании. Это включает анализ текущих и будущих потребностей, а также оценку внутреннего спроса и предложения.

Анализ требований — это процесс сбора информации о необходимых товарах или услугах, учитывая их качество, количество и сроки поставок. Этот этап включает взаимодействие с различными отделами компании, чтобы убедиться в точности собранных данных и соответствии закупок общим целям компании.

Формирование заявки на закупку — следующий шаг после определения потребностей и анализа требований. Заявка содержит всю необходимую информацию о товарах или услугах, которые нужно приобрести, включая спецификации, количество и сроки поставок. Она проходит процесс утверждения перед отправкой в отдел закупок или напрямую поставщикам.

2. Выбор поставщика

Поиск и оценка поставщиков — ключевой этап, который напрямую влияет на качество и стоимость приобретаемых товаров или услуг. Компании используют различные методы для поиска потенциальных поставщиков и оценивают их по ряду критериев.

Методы поиска поставщиков

Отраслевые выставки и конференции: Посещение специализированных мероприятий для знакомства с потенциальными поставщиками.

Онлайн-каталоги и платформы: Использование ресурсов, таких как Bidmart SRM, для поиска и сравнения предложений.

Рекомендации и отзывы: Получение рекомендаций от коллег и изучение отзывов на независимых платформах.

Поисковые системы: Использование поисковых систем для поиска поставщиков по ключевым словам.

Критерии оценки поставщиков

Качество продукции: Соответствие стандартам и требованиям.

Цена: Конкурентоспособность цены без ущерба качеству.

Надежность: Репутация и стабильность поставщика.

Условия поставки: Гибкость и наличие логистической инфраструктуры.

Сервис и поддержка: Качество послепродажного обслуживания.

Инструменты для оценки и отбора

Матрица оценки: Таблица с критериями и весами для объективной оценки.

Рейтинговые системы: Присвоение баллов и суммирование результатов для сравнения поставщиков.

SWOT-анализ: Оценка сильных и слабых сторон, возможностей и угроз.

Автоматизированные системы: Программное обеспечение для минимизации ошибок и упрощения процесса оценки.

3. Запрос предложений (RFP) и тендеры

Запрос предложений (RFP) и тендеры помогают выбрать наиболее подходящего поставщика, обеспечивая прозрачность и объективность выбора.

Запрос предложений или RFP (Request for Proposal): Документ, который содержит описание потребностей компании, требования к продукции или услугам, критерии оценки и сроки подачи предложений. RFP направляется потенциальным поставщикам с целью получения от них детализированных предложений.

Тендер: Формальный процесс запроса и оценки предложений от поставщиков, который проводится с целью выбора наилучшего предложения на основе заранее установленных критериев. Тендеры часто проводятся в государственных закупках и крупных корпорациях для обеспечения максимальной прозрачности и конкурентности.

В процессе составления RFP и тендерной документации, важно начать с четкого определения потребностей компании. Включить все необходимые детали: спецификации продукции или услуг, объемы, сроки поставки, критерии оценки предложений и контактная информация. Важно, чтобы информация была ясная и подробная, чтобы избежать недопониманий и получить качественные предложения.

После составления RFP он отправляется потенциальным поставщикам. Это можно сделать через электронную почту, специализированные онлайн-платформы или публикацию на официальном сайте компании. Важно дать поставщикам достаточно времени для подготовки своих предложений.

В процессе подготовки предложений у поставщиков могут возникнуть вопросы. Для обеспечения равных условий для всех участников важно предоставить возможность задавать вопросы и получать разъяснения. Часто компании организуют сессии вопросов и ответов или публикуют ответы на общие вопросы на своем сайте.

4. Заключение контракта

Заключение контракта — этап процесса закупок, который формализует договоренности между компанией и поставщиком. На этом этапе обсуждаются и согласовываются все ключевые условия сделки, чтобы обеспечить взаимопонимание и избежать возможных конфликтов в будущем. Здесь можно выделить следующие подэтапы:

Переговоры

Переговоры с поставщиком начинаются после выбора наиболее подходящего предложения. Основная цель переговоров — согласование всех деталей сотрудничества, включая цену, сроки поставки, качество продукции и условия оплаты. Переговоры позволяют обеим сторонам уточнить свои ожидания и устранить любые недоразумения.

Подписание договора

После успешного завершения переговоров стороны приступают к подписанию договора. Этот документ формализует все условия сделки и служит юридической основой для дальнейших отношений между компанией и поставщиком.

Заключение контракта — это ответственный этап, который требует внимания к деталям и тщательной подготовки. Четко прописанные условия и положения помогут избежать недоразумений и конфликтов в будущем, обеспечив успешное сотрудничество между компанией и поставщиком

5. Выполнение заказа

Ключевой этап закупочного процесса, включающий в себя управление заказами и контроль за их выполнением. Эффективное управление этим этапом помогает обеспечить своевременную и качественную поставку товаров или услуг.

После заключения контракта начинается процесс создания и оформления заказа. Важно точно указать все детали, согласованные с поставщиком, чтобы избежать ошибок. Заказ формализуется и направляется поставщику для подтверждения. Важно получить письменное подтверждение всех условий. Все заказы должны регистрироваться в системе управления закупками. Это позволит отслеживать статус заказа и управлять всей необходимой документацией.

Выполнение заказа необходимо контролировать. Важно следить за соблюдением сроков и условий договора. Регулярные проверки статуса выполнения заказа позволяют своевременно выявлять и решать возможные проблемы. Это может включать в себя контроль за производством, упаковкой и отправкой товаров. Постоянная связь с поставщиком помогает уточнять детали и получать актуальную информацию о статусе заказа. Это особенно важно при возникновении непредвиденных обстоятельств.

Выполнение заказа требует тщательного контроля и координации всех этапов. Эффективное управление заказами и своевременное отслеживание доставки помогают минимизировать риски и обеспечивают высокое качество поставок.

6. Приемка и оплата

Заключительные этапы закупочного процесса, которые включают проверку качества и количества полученных товаров, а также обработку платежей поставщику. Эти этапы требуют особого внимания для обеспечения соответствия полученного товара условиям контракта и своевременного расчета с поставщиком.

Проверка качества и количества

Визуальная проверка: Приемка начинается с визуальной проверки товара. Этот этап включает в себя осмотр внешнего вида и целостности упаковки.

Осмотр упаковки: Проверка на наличие повреждений упаковки, соответствие маркировки и целостность пломб. Любые обнаруженные повреждения фиксируются и сообщаются поставщику.

Сравнение с заказом: Сверка количества и основных характеристик товара с заказом и сопроводительной документацией. Это позволяет убедиться в том, что поставленный товар соответствует заказанному.

Проверка соответствия спецификациям: Оценка характеристик товара на соответствие техническим условиям, указанным в контракте. Это может включать измерение параметров, проверку материалов и других технических характеристик.

Тестирование и анализ: В случае необходимости проводится тестирование товара с использованием специальных методов и инструментов. Это может включать лабораторные анализы, испытания на прочность и другие виды контроля.

Документирование результатов: Все результаты проверки фиксируются в системе управления закупками. При выявлении несоответствий составляется акт о расхождении, и поставщик уведомляется о необходимости устранения дефектов или замены товара.

После завершения приемки и проверки качества товара начинается процесс подготовки к оплате. На этом этапе осуществляется непосредственная оплата поставщику в соответствии с условиями контракта. После проведения платежа необходимо подтвердить его и задокументировать.

Приемка и оплата — это ответственные этапы, требующие внимания к деталям и строгого соблюдения процедур. Тщательная проверка качества и количества товара обеспечивает соответствие полученного товара условиям контракта, а правильная обработка платежей позволяет поддерживать хорошие отношения с поставщиками и избегать финансовых рисков.

7. Оценка и анализ

Пост-оценка поставщиков — это важный этап закупочного процесса, который позволяет оценить эффективность сотрудничества с поставщиками и принять обоснованные решения о будущем взаимодействии. Этот этап включает анализ качества поставляемых товаров, надежности поставщиков и других ключевых факторов.

Оценка качества поставляемых товаров — это первоочередной аспект пост-оценки. Важно проанализировать, соответствовали ли товары требованиям и спецификациям, указанным в контракте. Надежность поставок — ключевой фактор, влияющий на эффективность закупок. Важно анализировать, насколько поставщики соблюдали сроки доставки, указанные в контракте. Оценка стоимости поставок и их экономической эффективности позволяет понять, насколько выгодно сотрудничество с конкретным поставщиком. После проведения пост-оценки важно составить подробный отчет и определить дальнейшие шаги.

Автоматизация закупочного процесса

Автоматизация закупочного процесса позволяет значительно повысить его эффективность, уменьшить затраты и минимизировать риски. Современные инструменты и технологии предоставляют компаниям широкие возможности для улучшения управления закупками. Можно выделить следующие преимущества автоматизации:

Снижение затрат и экономия времени: Автоматизация закупок позволяет сократить административные расходы и уменьшить временные затраты на выполнение рутинных задач. Автоматизированные системы позволяют быстрее обрабатывать заказы, проводить тендеры и заключать контракты. Это освобождает сотрудников от выполнения рутинных задач и позволяет сосредоточиться на стратегически важных вопросах.

Повышение прозрачности и контроль: Автоматизация обеспечивает прозрачность всех этапов закупочного процесса и позволяет лучше контролировать выполнение контрактов.

Улучшение взаимодействия с поставщиками: Автоматизация способствует развитию более эффективных и прозрачных отношений с поставщиками.

Эффективное управление закупками — ключ к стабильной и успешной работе компании. Интеграция современных инструментов позволяет снизить затраты, повысить качество и улучшить взаимодействие с поставщиками.

Если вы хотите улучшить свои закупочные процессы, рассмотрите возможности системы автоматизации закупок от Bidmart. Она предоставляет интуитивно понятный интерфейс, мощные аналитические инструменты, высокую безопасность и гибкость.

Узнайте больше о системе автоматизации закупок на Bidmart и начните трансформацию своих закупочных процессов уже сегодня. Инновационные решения от Bidmart помогут вам достичь новых высот в управлении закупками и обеспечат долгосрочный успех вашей компании.