В бизнесе принято полагать, что соблюдение формальных процедур — это залог прозрачности и честности. Одним из таких распространенных мнений является требование, что для проведения конкурентной процедуры необходимо иметь не менее трех участников. Эта фраза нередко встречается в регламентирующих документах крупных компаний и является типичным примером формализма, который не всегда несет реальную ценность. Давайте разбираться, почему?
Как говорил известный экономист Питер Друкер: «Самое важное, что вы можете сделать для своей организации, это сделать правильный выбор». Поэтому, подходя к вопросам закупок, сами себе задавайте вопрос: «Достаточно ли у нас поставщиков для того, чтобы сделать лучший выбор?».
Важно не количество поставщиков, а их качество и сопоставимость по уровню предложений. Игнорируя эту прописную истину, менеджеры по закупкам впадают в две крайности:
- либо скорее стремятся собрать трех поставщиков и берут первые попавшиеся компании или выбирают по принципу «те, что на слуху»;
- либо пытаются обзвонить вообще ВСЕХ и получить максимальное количество предложений, растягивая сроки и усложняя выбор.
И в том, и в другом случае процесс закупки превращается в бюрократическую рутину, которая не способна дать наилучший результат.
Почему «больше» не значит «лучше»
Исследования показывают, что не всегда количество участников является показателем успешности закупки. Согласно анализу, проведенному Procurement Leaders, избыточное количество предложений может усугубить процесс принятия решений и привести к так называемому «парадоксу выбора», когда множество опций затрудняет окончательный выбор. Это явно не тот эффект, которого мы ждем, пытаясь сэкономить и найти лучших поставщиков.
Также, вопреки расхожему мнению, много участников совершенно не означают высокую конкуренцию. Конкуренция измеряется только остротой, но никак не количеством.
Наиболее часто встречающиеся ситуации — это приглашение в конкурс аффилированных между собой лиц, а также приглашение в конкурс одного опытного участника и много мелких совершенно другого уровня, которые только оттеняют уникальность основного игрока, но не могут конкурировать с ним.
При этом в конкурсе даже могут быть участники, которые достаточно остро конкурируют друг с другом, но при этом явно отстают от лидера. Большой, но неполный список потенциальных участников – это еще одна проблема на тему «Количество ≠ качество».
Где искать поставщиков?
Полнота списка и сопоставимость участников конкурса между собой — это зона ответственности закупщика, и довольно часто список несостоятелен не по причине злого умысла, а просто от недостатка опыта, компетенций или даже от недостатка времени на более глубокую проработку рынка.
Вот несколько идей, где искать потенциальных участников:
- Внутренняя база знаний закупщиков компании. Это информация о прошлых конкурсах на аналогичный предмет закупки, какие компании в них принимали участие.
- Интернет. Это, конечно же, бездонный ресурс, но и самый трудоемкий.
- Экспертиза внутреннего заказчика. Даже если внутренний заказчик никого не порекомендовал, не лишним будет задать ему и его коллегам дополнительные вопросы.
- Различные подписки и рейтинги, как бесплатные в интернете, так и платные, если у компании есть такая возможность.
- Информация от коллег-закупщиков из других компаний. Отличными площадками для обмена такой информацией являются конференции и профессиональные группы в соцсетях. Например, группы Bidmart в Telegram и LinkedIn.
- Собственная база данных поставщиков, сформированная на основе самостоятельной регистрации потенциальных участников на сайте компании.
- Использование ресурсов Электронных торговых площадок: например, через платформу автоматизации Bidmart можно работать не только с собственной базой поставщиков, но и воспользоваться подборкой предложений от поставщиков по вашему предмету закупки
Полезные рекомендации по выбору поставщиков
Теперь давайте рассмотрим, какие же параметры стоит учитывать при выборе числа участников для закупки, чтобы избежать формализма.
- Два надёжных альтернативных поставщика: стремясь к простоте, можно ограничиться двумя надёжными партнёрами. Это позволит вам иметь запасной вариант, если один из них не сможет выполнить свои обязательства. Важно, чтобы оба поставщика имели положительную репутацию и опыт в вашей сфере. Наличие в конкурсе только двух таких участников, но с высокой остротой конкуренции не говорит о некачественной проработке рынка, а показывает глубокое погружение в тему от менеджера по закупкам.
- Три-пять поставщиков для сложных закупок: если речь идет о сложных товарах или услугах, стоит рассмотреть возможность привлечения трёх-пяти поставщиков. Это даст вам шанс сравнить не только цены, но и качество, услуги поддержки и другие важные аспекты. Однако старайтесь выбрать поставщиков, которые действительно могут конкурировать и предложить вам уникальные решения, а не просто следовать шаблону.
- Сфокусируйтесь на качестве, а не количестве: при выборе поставщиков важно делать акцент не на количестве предложений, а на их качестве. Если можно получить два отличных предложения от двух замечательных компаний — это лучше, чем заполнять список менее компетентными участниками. Подходите к процессу творчески и выбирайте тех, кто соответствует вашим требованиям, даже если их меньше трёх.
- Оценка репутации и критерии выбора: обязательно проанализируйте репутацию и историю успешных проектов ваших потенциальных партнёров. Составьте чёткие критерии для сравнения предложений: цена, срок выполнения, условия и гарантии. Такой подход не только повысит вероятность выбора лучшего поставщика, но и порадует вас эффективностью процесса.
Заключение
Сложные закупки не требуют сложных формальностей. Самое главное — находить умных и надёжных партнеров, которые окажут вам требуемую поддержку и помогут вашему бизнесу расти, а не застревать в бюрократической трясине. Не привязывайтесь к цифрам, а подходите к выбору осознанно, находя баланс между формализмом и реальным качеством!