Заявки на закупку и их место в корпоративных процессах

"Я думаю, что общий подход заключается в том, чтобы постоянно искать способы сделать вещи лучше и не довольствоваться текущим положением дел." Илон Маск — предприниматель, инженер и изобретатель, известный своими проектами в области космических технологий (SpaceX), электромобилей (Tesla) и других инноваций.

В современных компаниях процесс закупки товаров и услуг играет важную роль в обеспечении эффективности бизнеса. Однако сбор и обработка внутренних потребностей могут представлять собой сложную и трудоемкую задачу. Многие компании до сих пор используют устаревшие методы, такие как электронная почта и бумажные документы, или прибегают к использованию неподходящих систем, что может приводить к задержкам и ошибкам. В этой статье мы рассмотрим различные методы сбора внутренних потребностей, их недостатки и необходимость перехода к более современным и эффективным решениям.

Основные этапы заявки на закупку

Процесс обработки заявки на закупку состоит из нескольких ключевых этапов, обеспечивающих эффективное управление закупками и удовлетворение внутренних потребностей компании.

Первый этап — инициация заявки. На этом этапе сотрудник, обнаруживший потребность в товаре или услуге, создает заявку. Заявка содержит всю необходимую информацию о товаре или услуге, включая количество, качество и предполагаемую дату получения. Этот шаг задает начальную точку для отслеживания заявки в системе.

Следующим этапом является согласование заявки. Заявка направляется на одобрение к ответственным лицам, таким как менеджеры подразделений или финансовые отделы. Этот этап может включать несколько уровней согласования в зависимости от стоимости и стратегической важности заявки, чтобы убедиться в соответствии корпоративным стандартам и бюджетным ограничениям.

Перед тем как начинается этап закупки, важно провести анализ всех активных заявок. Это позволяет выявить возможности для консолидации отдельных позиций из разных заявок в одну закупку. Укрупнение закупки увеличивает общую стоимость и может повысить интерес поставщиков, что позволяет получить более выгодные условия и предложения.

После завершения анализа и консолидации заявок начинается сам этап закупки. Специалисты по закупкам проводят взаимодействие с поставщиками для обеспечения выполнения заявки на оптимальных условиях.

После успешного выполнения заявки она переходит на этап выдачи и использования. Закупленные товары или услуги передаются в соответствующие подразделения компании, чтобы их могли использовать по назначению.

Завершающий этап — закрытие заявки и отчетность. По завершении всех процессов заявка закрывается в системе, и создаются отчеты для анализа эффективности и оценки работы. Это позволяет собирать данные для последующего улучшения закупочных процессов и подведения итогов выполнения заявки.

Традиционные методы сбора заявок на закупку

Электронная почта (E-mail)

Электронная почта часто используется как самый доступный и понятный инструмент для общения и передачи информации. В отсутствие более продвинутых решений сотрудники предпочитают этот способ из-за его простоты. Однако использование e-mail для сбора заявок на закупку может привести к ряду проблем.

Процесс:

1. Сотрудник формирует заявку на закупку и отправляет её по электронной почте.
2. Заявка проходит через цепочку согласований, отправляется каждому согласующему лицу по очереди.
3. После согласования заявка попадает к специалисту по закупкам.

Минусы:

• Низкая прозрачность: Отсутствие прозрачности в отслеживании статуса заявки, что может привести к задержкам и путанице.

• Риск потери информации: Электронные письма могут быть потеряны или пропущены в почтовом ящике.

• Отсутствие стандартизации: Заявки могут быть сформированы в произвольной форме, что затрудняет их обработку.

• Время на согласование: Затягивание процесса из-за необходимости ручной отправки заявок каждому согласующему лицу.

Бумажные документы

В некоторых компаниях до сих пор используются бумажные документы для оформления заявок на закупку. Этот метод часто применяют сотрудники, привыкшие к традиционным подходам и не готовые переходить на цифровые технологии. Тем не менее, такой подход приводит к множеству неудобств.

Процесс:

1. Сотрудник создает бумажный документ с заявкой на закупку.
2. Документ физически передается между согласующими, которые должны его подписать.
3. После сбора всех подписей документ передается закупщику.

Минусы:

• Медлительность: Процесс занимает много времени из-за необходимости физического перемещения документов.

• Риск потерь: Высокая вероятность утери документов или повреждения.

• Неэффективность: Трудоемкость и сложность в организации процесса, особенно в крупных компаниях.

• Ограниченная доступность: Зависимость от присутствия согласующих лиц для продолжения процесса.

Использование неподходящих систем (например, Jira)

Иногда сотрудники используют системы, не предназначенные для управления закупками, просто потому что они доступны и уже внедрены в компании. Jira может показаться удобной, если в ней уже ведутся другие проекты, однако она совсем не подходит для управления закупками.

Процесс:

1. Сотрудники создают заявки на закупку в системе, предназначенной для других целей (например, в Jira, которая обычно используется для управления проектами).
2. Заявки проходят через настроенный в системе процесс согласования и попадают к закупщикам.

Минусы:

• Ограниченная функциональность: Такие системы не предназначены для управления закупками и могут не поддерживать все необходимые функции.

• Сложность настройки: Требуется значительное время и усилия для настройки системы под нужды закупок.

• Неоптимальные рабочие процессы: Системы могут не обеспечивать оптимальные маршруты для обработки заявок.

• Проблемы с интеграцией: Сложности в интеграции с другими системами, такими как ERP или бухгалтерия.

Метрики

"То, что измеряется, может быть улучшено." Питер Друкер — известный теоретик менеджмента, писатель и консультант, считающийся отцом современного менеджмента.

Процесс обработки заявок на закупку предоставляет уникальную возможность для сбора разнообразных метри. Метрики позволяют не только оценить текущую производительность, но и выявить узкие места и области для улучшения. Анализ данных, собранных в процессе заявок, дает руководителям объективные инструменты для принятия обоснованных решений и оптимизации бизнес-процессов. Например:

Время выполнения каждого этапа заявки

Эта метрика измеряет продолжительность обработки заявки на каждом из этапов — от создания до завершения. Она включает время, затраченное на инициацию, согласование, закупку и выдачу. Давайте посмотрим, какие проблемы можно выявить с помощью этой метрики.

• Длительное неэффективное согласование

Один из наших клиентов столкнулся с проблемой, когда согласование заявок занимало 75% от общего времени “жизни” заявки. Это происходило из-за того, что каждую заявку нужно было одобрить нескольким менеджерам, причем все согласования проходили по электронной почте. Решением стало внедрение системы Bidmart SRM, которая автоматизировала процесс согласования и сократила время до 25%, обеспечивая уведомления в реальном времени и централизованное управление заявками.

• Нерациональное распределение времени на закупку

Еще один пример, клиент обнаружил, что этап закупки часто затягивался из-за того, что запросы и сравнение котировок от поставщиков проводились вручную. Каждое предложение поступало в разных форматах, и для их сравнения приходилось вручную создавать Excel-таблицы. Затем итоговый файл отправлялся на согласование по электронной почте. Это приводило к потере контекста, и при аудитах было сложно отследить все детали процесса. Внедрение системы Bidmart SRM позволило автоматизировать процесс электронных торгов, унифицировать формат предложений и сократить время на закупку на в 4 раза, значительно повысив прозрачность и удобство взаимодействия с поставщиками.

Доля отклоненных заявок

Эта метрика измеряет процент заявок, которые не прошли согласование или были отвергнуты на каком-либо этапе процесса. Высокий процент отклонённых заявок может указывать на различные проблемы в подаче или согласовании заявок. Заявки могут отклоняться из-за отсутствия четких требований или неправильно оформленных спецификаций.

Часто заявки отклоняются из-за того, что запрашиваемые товары или услуги превышают установленные бюджетные ограничения. Банально, заявки отклоняются, поскольку сотрудники не всегда имеют доступ к актуальным данным о бюджете. А после внедрения систем управления заявками, которая предоставляет информацию о доступных бюджетах в реальном времени, число отклонений снижается, а процесс подачи становится более управляемым.

Процент консолидации заявок

Эта метрика измеряет долю заявок, которые были объединены в более крупные закупки. Высокий процент консолидации может свидетельствовать о хорошей координации и эффективном управлении закупками, в то время как низкий процент может указывать на упущенные возможности для оптимизации закупок.

Низкий уровень консолидации может указывать на то, что различные подразделения не координируют свои потребности, что приводит к мелким и частым закупкам вместо крупных, экономически выгодных. Если закупки рассматриваются только как реактивный процесс, а не как стратегическая деятельность, возможности для консолидации будут упускаться.

Управление закупочной деятельностью в современном бизнесе требует точности и аналитического подхода. Метрики, такие как время выполнения каждого этапа заявки, доля отклонённых заявок и процент консолидации заявок, являются лишь частью ключевых показателей, которые помогают оценивать и оптимизировать процессы.

Существует множество важных метрик, которые компании должны учитывать для эффективного управления закупками. Например:

• Общее время обработки заявки

• Количество итераций на этапе согласования

• Уровень соответствия бюджета

• Соблюдение сроков поставки

• Уровень удовлетворенности внутренних клиентов

Чтобы собирать и анализировать эти метрики, необходимо использовать специализированное программное обеспечение. Если процессы ведутся на бумаге или через электронную почту, подсчитать такие метрики крайне трудно или даже невозможно. Это приводит к принятию решений на основе предположений и интуиции, что может негативно сказаться на эффективности бизнеса.

Автоматизация процессов заявок на закупку не только облегчает сбор данных, но и обеспечивает их точность и доступность в реальном времени. Внедрение систем управления закупками позволяет компаниям принимать управленческие решения, основываясь на объективных данных, а не на интуиции. Это способствует повышению эффективности и конкурентоспособности бизнеса, а также укрепляет позиции компании на рынке.

Таким образом, автоматизация и использование специализированных систем — это не просто тенденция, а необходимость для компаний, стремящихся к оптимизации своих процессов и улучшению результатов. Инвестиции в технологии управления закупками окупаются за счет повышения прозрачности, снижения затрат и улучшения качества работы с поставщиками.